إثبات التسليم الإلكتروني في الخدمات اللوجستية

في عصر تتزايد فيه سرعة شحن الطلبات، يُعد ضمان تجربة توصيل إيجابية للعملاء والشركات أمرًا بالغ الأهمية. يوفر إثبات التسليم الإلكتروني سجلًا رقميًا لجميع المعلومات ذات الصلة بتسليم الطلب، مما يجعله ضروريًا لتبسيط الحلقة النهائية في سلسلة التوريد. ومع تزايد شعبية إثبات التسليم الإلكتروني في قطاع الخدمات اللوجستية، وخاصةً بين تجار التجزئة الإلكترونيين، من المهم استكشاف مزاياه الرئيسية وفهم آلية عمله

ما هو إثبات التسليم الإلكتروني ؟

إثبات التسليم الإلكتروني هو إيصال رقمي يُقرّ فيه الشخص أو الشركة (المشتري) باستلام سلعة أو سلسلة سلع من شركة أخرى (المُرسِل) بالكميات والإطار الزمني المتفق عليهما مسبقًا. الغرض الأساسي من ePOD هو تأكيد وجود عملية التسليم واستكمالها، من خلال توفير سجلّ مُفصّل يتضمن

• وقت التسليم

• عنوان التسليم

• اسم وتوقيع الشخص الذي قبل الشحنة

• إجمالي عدد المنتجات المستلمة وخصائصها

يمكن للشركة المسؤولة عن الشحن الوصول بسرعة إلى المستند المُوقّع إلكترونيًا لتأكيد تسليم الطرود بنجاح. وقد ازداد استخدام إثبات التسليم الإلكتروني بشكل مطرد، حيث تستخدم معظم الشركات، وخاصةً شركات الخدمات اللوجستية، هذه الأداة لتحسين التحكم في عملية التسليم

الفرق بين إقرار الاستلام و ePOD

يكمن الفرق الرئيسي بين إقرارات الاستلام التقليدية وإثبات التسليم الإلكتروني في رقمنة الوثيقة. تتيح هذه الرقمنة المزامنة الفورية لإدارة المعلومات بين الموردين والعملاء

• الإقرار بالاستلام: يوقع المستلم على مستند مادي

• يتم التقاط التوقيع رقميًا عبر جهاز إلكتروني، مثل تطبيق الهاتف الذكي

كيف يعمل إثبات التسليم الإلكتروني؟

• استيراد البيانات: يتم إدخال جميع المعلومات ذات الصلة في النظام، بما في ذلك معرف الطلب، ورقم التتبع، ووصف الطلب، وعنوان التسليم، واسم المرسل، واسم المستلم، والسعر، وما إلى ذلك

• مزامنة الطلبات: بعد إدخال البيانات، يقوم البرنامج بمزامنة الطلبات للتسليم، ويعكسها في تطبيق الهاتف الذكي أو جهاز المساعد الرقمي الشخصي الخاص بموظف التوصيل

• التوقيع الإلكتروني: عند وصول الشحنة إلى الوجهة، يُكمل الناقل عملية التسليم بالحصول على توقيع رقمي من المستلم. كما تُمكّن العديد من أجهزة التسليم الإلكتروني من التقاط صورة للطرد كإثبات لحالته عند التسليم، مما يُساعد في حال وجود أي مشاكل

• نقل المعلومات: بمجرد الانتهاء من التسليم، يقوم التطبيق تلقائيًا بإنشاء إشعار لكل من المستلم والمرسل، لتأكيد التسليم الناجح وتوفير المستند الذي يحتوي على توقيع العميل وجميع تفاصيل الشحن

​

 مزايا التسليم الإلكتروني 

يوفر إثبات التسليم الإلكتروني فوائد عديدة في مجال الخدمات اللوجستية، بما في ذلك

• الإنتاجية: يعمل على تسريع أوقات التسليم وتبسيط إدارة البيانات اللاحقة

• معلومات إضافية: يمكن أن يتضمن معلومات أكثر تفصيلاً مقارنة بالإقرارات الورقية التقليدية، مثل صور المنتج المُسلَّم

• خفض التكاليف: تعمل الرقمنة على خفض تكاليف التخزين ونفقات الموظفين المرتبطة بإدارة المستندات

• الكفاءة: يتم تقليل مخاطر الأخطاء وفقدان المستندات إلى أدنى حد من خلال إثبات التسليم الإلكتروني

• إمكانية التتبع: يسمح النظام بالتحديثات في الوقت الفعلي لحالة الشحنة، مما يتيح لكل من العملاء والمرسلين تتبع طرودهم

• رضا العملاء: تساعد إمكانية التتبع المحسّنة الشركات على معالجة أي مشكلات بسرعة، وإبلاغ المستلمين بمواعيد التسليم الخاصة بهم وتحسين الرضا العام

• الاستدامة: يساعد التحول إلى التسليم الإلكتروني على التخلص من استخدام الورق، وتعزيز الممارسات الصديقة للبيئة

دور أنظمة إدارة المستودعات في إثبات التسليم الإلكتروني: تجدر الإشارة إلى أن إثبات التسليم الإلكتروني تُدار بشكل أساسي من قِبل وكالات النقل، المكلفة بتقديم خدمة فعّالة وخالية من الأخطاء للعملاء النهائيين. يعمل نظام إدارة المستودعات، كحلقة وصل بين المنشأة وشركة النقل. يزود هذا النظام، من خلال وحدة برنامج الشحن متعدد الناقلات، مقدمي الخدمات اللوجستية بالمعلومات الأساسية المتعلقة بالطلبات لضمان عمليات تسليم فعّالة، بما في ذلك ملصقات الشحن وإيصالات التسليم وأرقام التتبع