عدّ المخزون إجراء روتيني يُجرى في المستودعات للتحقق بدقة من مستويات المخزون ومواقعه. تُعد هذه العملية أساسية للتخطيط الفعال لمهام الشراء والتوزيع اللوجستي
في هذه المقالة، سوف نستكشف طرقًا مختلفة لإجراء جرد المخزون المادي في المستودعات، إلى جانب الأدوات وأفضل الممارسات التي تسهل هذه العملية
ما هو الجرد المادي؟ ما هي أهدافه؟
الجرد المادي هو قائمة مفصلة ومرتبة ومُقيّمة للسلع التي تحتفظ بها الشركة. تُصنّف هذه المواد وتُقيّم بناءً على خصائصها لتُشكّل جزءًا من أصول الشركة. يتضمن إجراء الجرد المادي مقارنة كميات المخزون وخصائصه بالبيانات المسجلة في سجلات الشركة أو نظام تكنولوجيا المعلومات في وقت محدد
تتضمن الأهداف الأساسية لإجراء الجرد تحديد ما يلي
المنتجات التالفة أو منتهية الصلاحية
المخزون المتقادم: قد يكون ذلك بسبب تغييرات في المنتج نفسه أو استبداله بمنتج آخر. مراقبة هذا المخزون أمر بالغ الأهمية، إذ يؤثر بشكل مباشر على تكاليف التخزين ويشغل مساحة قيّمة في المستودعات
التناقضات الناجمة عن الخطأ البشري ومشاكل النظام: الأخطاء البشرية أكثر انتشارًا؛ وبالتالي، فإن الحفاظ على العمليات اليومية المنظمة يمكن أن يقلل من اختلال التوازن
البضائع المفقودة: تُعرف هذه الظاهرة بالانكماش، وغالبًا ما تكون بسبب السرقة أو حوادث أخرى
أنواع المخزون الرئيسية
بناءً على تكرار عد البضائع، فإن أنواع المخزون التالية جديرة بالملاحظة
الجرد السنوي
الجرد الدوري أو الدوري
الجرد في الوقت الفعلي أو الدائم
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تبديل أنواع المخزون باستخدام عمليات إعادة الفرز الخاصة عندما يكون التحقق ضروريًا لمناطق أو مجموعات محددة من المواقع
لإجراء جرد فعلي في مستودعك، بغض النظر عن التكنولوجيا المستخدمة، اتبع الخطوات الأساسية التالية
تحديد المنهجية
تدريب فريق المشغلين الخاص بك
استغل أوقات الذروة
إخطار الموردين
تحقق من أدواتك ومواردك الوثائقية
المخزون: من برنامج اكسل إلى أنظمة إدارة المستودعات
ينبغي توثيق نتائج الجرد إما ورقيًا أو إلكترونيًا، حسب حجم الشركة. إليك الخيارات الأكثر شيوعًا
الجرد باستخدام اكسل أو على الورق
يُعدّ جرد البضائع الورقي أبسط طريقة، وهو مناسب فقط للشركات ذات المخزون المحدود. مع ذلك، قد يؤدي عدّ البضائع يدويًا دون نظام إدارة المستودعات إلى أخطاء مكلفة.
يتحقق المشغلون من المخزون من خلال قائمة ورقية، مما يجعل العملية شاقة وعرضة للأخطاء البشرية. ومن التطورات الحديثة في هذه الطريقة استخدام قوالب اكسل، التي توفر درجة من الأتمتة للحسابات. كما يمكن للإضافات جمع البيانات مباشرةً من قارئات الباركود، مما يُبسط عملية إدخال البيانات. على الرغم من هذا التحسين، إلا أنها لا تزال عرضة للأخطاء ولا تضمن مراقبة فعّالة للمخزون
الجرد باستخدام أنظمة إدارة المستودعات
تُمثل أنظمة إدارة المستودعات تقدمًا ملحوظًا في دقة وسرعة المخزون، خاصةً للشركات التي لديها العديد من وحدات المخزون. يُقلل نظام إدارة المستودعات بشكل كبير من احتمالية حدوث أخطاء في سيناريوهات عدّ المخزون المعقدة.
من المثير للدهشة أن بيانات مجلس تعليم وبحوث المستودعات تشير إلى أن ثلثي المستودعات الأمريكية لا تزال تُدير مخزونها باستخدام أساليب أخرى غير أنظمة إدارة المستودعات، بما في ذلك برنامج إكسل. ومن المرجح أن يتغير هذا التوجه بفضل المزايا التي توفرها حلول أنظمة إدارة المستودعات.
جرد المخزون: أهمية القيام به بشكل جيد
يهدف التحكم الفعال في المخزون إلى تعظيم الأرباح مع تقليل تكاليف التخزين إلى أدنى حد، وضمان الحفاظ على مستويات الخدمة وتحسين رضا العملاء
تساهم تقنيات مثل أنظمة إدارة المستودعات وتقنية تحديد الهوية بموجات الراديو في تحسين دقة العمليات. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تعتمد على الأساليب اليدوية في عدّ المخزون في المستودعات