أخطاء يجب تجنبها أثناء تجهيز الطلبات

أخطاء يجب تجنبها أثناء تجهيز الطلبات

هل أنت راضٍ حقًا عن أداء شركتك في تلبية الطلبات؟ إن لم يكن كذلك، فهل هناك مجال للتحسين؟ يُعدّ تحسين تجربة العميل أمرًا بالغ الأهمية. قد تؤدي العديد من الأخطاء التي تحدث أثناء مراحل الالتقاط أو التغليف إلى شكاوى ومطالبات من العملاء. مع أن تحقيق الكمال التام أمرٌ صعب، إلا أن إجراء التعديلات اللازمة طوال العملية يضمن التعامل مع الطلبات وشحنها في حالة مثالية. إليك قائمة بالأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها أثناء تلبية الطلبات

1. اختيار العنصر الخاطئ

   إذا وُضع منتج في موقع مستودع غير صحيح، فمن المرجح أن يختار الشخص المسؤول عن استلام المنتج من ذلك الموقع المنتج الخطأ. لا ينبغي الاستهانة بهذا الخطأ، إذ يؤدي إلى قيام موظف استلام الطلبات بتجميع منتجات غير صحيحة، مما يؤدي إلى شكاوى حتمية من العملاء

2. عدم اختيار كمية كافية من المنتجات

   أحيانًا، تكمن المشكلة في كمية الأصناف المختارة. قد يجمع منتقي الطلبات عددًا كبيرًا جدًا أو قليلًا جدًا من الأصناف للطلب. في الشركات الكبيرة التي تستخدم ماسحات الباركود، من الضروري تسجيل عدد الأصناف المختارة بدقة لمنع تكرار هذا الخطأ

3. جمع وحدات SKU ذات المعرفات المتشابهة

   تُعد إشارات الفتحات ضرورية للعديد من المتخصصين في الخدمات اللوجستية، إذ تُساعد على تحديد مواقع العناصر بسرعة. إلا أن هذا قد يُؤدي أيضًا إلى أخطاء، حيث يُخطئ المُشغّل في مسح رقم مرجعي مُشابه بدلًا من الرمز الشريطي للعنصر المقصود

4. العناصر المنتشرة في جميع أنحاء المستودع

   قد يُؤدي عدم التنظيم إلى إضاعة الوقت أثناء عملية الالتقاط. إذا اضطر المُشغّل إلى التنقل بين مستودعات مختلفة لاستلام وحدات مُختلفة من المنتج نفسه، فهذا يُشير إلى سوء التنظيم. يجب تجنّب هذا الوضع إذا كان عملك مُلتزمًا بإدارة فعّالة للمخزون

5. العناصر المفقودة

   على الرغم من استلام المنتجات مع ملصقات باركود لتحديد موقعها داخل المستودع، إلا أنه من الشائع العثور على سلع غير مُسمّاة على الرفوف. في هذه الحالات، يجب إعادة وضع ملصقات على هذه السلع قبل إضافتها إلى الطلب

6. خلط الطلبات المتعددة

   غالبًا ما يكون عامل واحد مسؤولاً عن جمع البضائع من طلبات مختلفة في آنٍ واحد، مما يُسهّل عملية المعالجة. مع ذلك، تنطوي هذه الطريقة على مخاطر، إذ قد يؤدي أي إهمال مؤقت إلى أخطاء أثناء التعبئة. لتجنب ذلك، يُنصح بمسح كل بند ضوئيًا قبل التعبئة، لضمان وضوح المعلومات لمُعدّ الطلب

7. استبدال العنصر غير المصرح به

   في حال تلف المخزون، وإذا كان هناك صنف يحتاج إلى استبدال، فمن الضروري تسجيل هذا التغيير في النظام بشكل صحيح. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى تعطل إدارة المخزون. يجب أن تكون سياسة الاستبدال واضحة، ويجب على جميع الموظفين الالتزام بها بدقة

8. اختيار المنتج ذو الحجم الخاطئ

   غالبًا ما تُخزّن المستودعات سلعًا متطابقة بأحجام مختلفة. لضمان دقة الاختيار، يجب أن تحمل كل عبوة رمزًا شريطيًا فريدًا، ويجب على مُعدّ الطلب مسح السلعة ضوئيًا قبل اختيارها

يُعدّ تحديد هذه الأخطاء الخطوة الأولى نحو معالجتها بنجاح. بمجرد إدراك العوامل التي تُؤدي إلى خسائر مالية وتُؤثر سلبًا على رضا العملاء التام، يُمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة

لضمان رضا عملائك التام، من الضروري لشركتك إتقان كل خطوة من خطوات عملية إنجاز الطلبات. لا يقتصر الأمر على اختيار المنتجات فحسب، بل يجب تدريب مشغلي عملية الاختيار على تحسين العملية بأكملها، من الاختيار إلى التغليف

ثلاثة إرشادات لتحسين عملية تنفيذ الطلبات داخل المستودع

1. تحضير الطلبات "بلمسة واحدة"

   درّب موظفيك على تقليل الخطوات غير الضرورية، وتجنب الحاجة إلى إعادة التعبئة أو مراجعة بيانات الشحن. يُوفّر تبسيط عملية اختيار الطلبات وقتًا ثمينًا في كل مرحلة، بدءًا من اختيار المنتجات وحتى تعبئتها

2. تقليل المسافات داخل المستودعات

   نظّم جميع البضائع بشكل صحيح لتعزيز الكفاءة. رتّب مجموعات الأصناف والمجموعات الفرعية بشكل منطقي ليتمكن موظفو الطلبات من تحديد أماكنها بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك حجم الطلبات: ضع الأصناف الأكثر طلبًا بالقرب من مناطق التحضير، بينما يُمكن تخزين الأصناف الأقل طلبًا في مكان أبعد

3. الاستفادة من التكنولوجيا لاختيار الطلبات

   تنفيذ أنظمة إدارة المستودعات لتعزيز كفاءة اختيار الطلبات